Seçme ve yerleştirme süreçleri (Bkz: İşe Alım Uzmanı Ne Yapar?) bittikten sonra artık aday, şirketin bir çalışanı olmuştur. Artık işe alım uzmanı değil, özlük işleri uzmanı ile muhatap olacaktır.
Özlük işleri uzmanı kimdir, ne yapar?
Adayın işe girerken İş Kanunu’na uygun bir şekilde hazırlayacağı evrakı teslim ettiği kişidir öncelikle…
Özlük işleri uzmanı evrakın eksiksiz olmasını sağlar ve çalışanın tüm bilgilerini gerekli yerlere bildirir ve/veya insan kaynakları sistemi kullanıyorsa sisteme girişini yapar. Personelin özlük dosyalarının güvenliğinden, tam olmasından özlük işleri uzmanı sorumludur.
Özlük dosyalarının, kanunlar karşısında son derece önemli olduğunu, işçi-işveren arasındaki davalarda ispat niteliğinde olduğunu söylersem, özlük işleri uzmanının ne derece önemli bir iş yaptığını yeterince vurgulamış olurum sanırım.
Elbette bu başlangıç; sözleşmeler, işe giriş süreçlerinin takibi, giriş çıkış takipleri (puantaj kontrolleri), yıllık ve mazeret izinleri, sağlık raporları takip ve kontrolleri, işe giren ve işten ayrılan, çıkarılan çalışanların işlemlerinin yürütülmesi süreçleri ile devam eder.
Özlük işleri uzmanı ya bordro süreçlerini de özlük işleri ile birlikte yürütür ya da bordro süreçleri ile ilgili olarak ayrı bir uzman ile koordineli olarak çalışır. Bu durum kurumların çalışan sayılarına göre değişir.
Bu yapıdan yola çıkarak, özlük işleri uzmanının yine üniversitelerin İşletme, İktisat, Çalışma Ekonomisi başta olmak üzere 4 yıllık bölümlerinden birinden mezun olmuş ve üstüne mutlaka İş Kanunu, SGK mevzuatı bilgisini de eklemiş olması gerekmektedir.
Eğer özlük işleri uzmanı, sadece beyaz yaka değil, aynı zamanda mavi yakalı çalışanların olduğu fabrikalarda da çalışacaksa, bu durumda mutlaka, toplu sözleşmeler ile ilgili olarak da bilgi sahibi olması gerekir.
İş Kanunu’nun tüm detaylarını en ince ayrıntısına kadar bilme zorunluluğu, özlük işleri uzmanını diğer insan kaynakları süreçlerinde çalışan uzmanlardan ayıran en önemli farkıdır.
Bir adayı işe alırken uyulması gereken kanuni hükümler, çalışanın tüm sosyal hakları, izinler, sağlık, kaza vs gibi devamsızlıkları ile ilgili oluşabilecek durumlarda vereceği kararlar, çalışanın işten ayrılırken hesap edilmesi gereken hak, ödeme vs’leri hakkında bir bordro uzmanı kadar bilgisinin olması, resmi kurumlar ile yürütülecek tüm işler hakkında bilgi sahibi olması gerekliliği, özlük işleri uzmanlarının diğer insan kaynakları süreçlerinde çalışanlardan daha fazla mevzuat bilgisine sahip olmasını gerektirmektedir.
Eğer bordro işleri de özlük işleri uzmanının elindeyse, bu durumda, bordro tahakkuk ettirme konusunda detaylı bilgi sahibi olmalı, tüm tahakkuk mevzuatına hakim, fazla mesai, sosyal haklar, kanuni kesintiler, ek ödemeler, vergi mevzuatı, borçlar hukuku gibi hukukun farklı yönleri ve detaylı matematik ve muhasebe bilgisine de sahip olması gerekmektedir. Aylık maaş, prim ve diğer yan hakların tahakkuklarının yapılması, kontrol edilmesi ve çalışanların hesaplarına yatırılması işlemlerinin özenli ve dikkatli bir şekilde yapılması gerekir.
Yine bazı kurumlarda, yetenek yönetimi, kariyer yönetimi gibi farklı birimlerin olmaması, özlük işleri uzmanlarının aynı zamanda, çalışanların terfileri, nakilleri ve atamaları ile de ilgilenmelerini gerektirmektedir. Bu süreçler ile ilgili detaylı bilgiyi serinin, diğer yazılarında detaylı olarak anlatacağım.
Özlük işleri uzmanının, kanun, mevzuat, kararname okumaktan sıkılmayacak, detaylara önem veren, dosyalama arşiv işlerini yapabilecek düzen anlayışına sahip, günün her saatinde her türlü soruya cevap verebilecek sabrı gösterebilecek, ilişki yönetimi kuvvetli bir yapıya sahip olması gerekir.
