“Mrb,
Bu yazıyı oluşan ihtiyaç ve istekler üzerine yazıyor olacağım.
tşk”
Daha fazla uzatamadım, yoksa benim gibi biri için intihar sebebi….
Bir cümlesi bile ne kadar acı verici oluyor değil mi?
E-posta’nın nasıl yazılması gerektiği konusunda biraz araştırma yaptığımda sanırım özellikle insan kaynaklarında çalışan arkadaşlarımın dikkatini çekmiş olmalı ki, İK Bloggerlerımızdan Emre İnanç Karakaş da bu konuya detaylı olarak parmak basmış zaten. Ben de tekrarlamayacağım, dileyen Emre Bey’in yazısını okuyabilir.
Ben ise, yazılan e-postaların bize hissettirdiklerinden biraz bahsetmek istedim.
Profesyonel imaj için 10 sn kuralı vardır. Bir insanı gördüğünüz ilk 10 sn içerisinde beyninizdeki bir takım klasörlere yerleştirmeniz üzerine kurgulanmış bir kuraldır bu. O 10 sn içerisinde, o kişi, dürüst mü, zeki mi, kibar mı, güvenilir mi, bilgili mi, işinde uzman mı hemen karar veririz. Beynimizin kendini koruması için yaptığı –istisnasız hepimizin yaptığı- bir klasörleme şeklidir bu…Böylece alt benliğimiz, kime güveneceğimizi, kimden kaçacağımızı hemen tespit ederek bizi korumaya alır. Onun görevi budur.
Bu kural, yazılı iletişimde e-postayı açtığınız anda da geçerlidir. E-postada yer alan o ilk hitap, bize o e-postayı yazan kişinin nasıl biri olduğu hakkında hemen ip ucu verir.
Çok samimi bir arkadaşımdan gelen bir e-postaya; eğer ki, CC’de profesyonel iş yaşamımızdan başka birileri yoksa “Funda Hanım” diye başladığında ne kadar şaşıracaksam, hayatımda hiç tanımadığım bir insandan gelen bir e-postanın hitabı da “Selam Funda” şeklinde olduğunda o kadar şaşkınlık yaratır bende…
Eğer, tanımadığınız birine, bir üst yöneticinizden başlayarak tüm üst yöneticilerinize, e-posta gönderiyorsanız, “Funda Hanım” diye başlamalısınız.
Eğer, yöneticiniz sizinle samimi ise, yazılı iletişimde siz yine “Funda Hanım” demek zorundasınız. Eğer samimi bir iş arkadaşınız ise ve CC’de başka kişiler de varsa siz ona yine “Funda Hanım” demek zorundasınız.
Eğer, ben size “XX Bey/Hanım” diye başlayan bir e-posta gönderiyorsam kim olursam olayım, onun cevabı “Merhaba Funda” olmamalı.
“Mrb Funda” hiç olmamalı ki eğer ben belli bir düzeyde yönetici unvanına veya belli bir akademik unvana sahip (Dr. Avukat vs) biri isem bu intihar demektir. Müşteri veya iletişimde olduğumuz diğer kurumların aynı seviyede olsak bile çalışanlarına gönderilecek e-postalardan ise hiç bahsetmiyorum.
E-posta her zaman yazılı delil görevi görür. Kurumsal hayatta ise çok daha önemi vardır. Bugün samimi olduğunuz bir müşterinin çalışanı ile kurduğunuz “abicim ablacım”lı e-postalar yarın karşınıza delil olarak çıkıverir. Bu nedenle her zaman yazılı iletişime özen göstermek gerekir.
Hitap kısmından hemen bitiriş kısmına atlayacağım çünkü “Mrb, Slm” diye başlayan e-postaların bitirişleri de aynı şekilde özensiz olmakta ısrar eder.
“Tşk” ile biten e-postalarda eğer benden talep edilen bir istek varsa, çok açık söyleyeyim “yapmıyorum”.
“Mrb, slm” ile başlayan “Tşk” ile biten e-postalar benim için özensiz hazırlanmış benden bir şey istiyor ama zamanı da yok, araya sıkıştırmış “aman ya, isteyenin bir yüzü vermeyenin iki yüzü kara” düşüncesi ile yazılmış hissi veriyor. Bu nedenle ben bu tür e-postalara cevap bile vermiyorum, değil talebini karşılamak!
Hele ki, bir üst yöneticinize gönderiyorsanız, yöneticinin samimiyeti size, bu tür bir bitiriş ile e-posta yazma hakkı vermez. Zamanınız yoksa, biraz daha uzatıp “teşekkür ederim” diyemiyorsanız, zaten yazmayın o e-postayı. Eminim karşınızdakinin de o e-postaya bakacak zamanı olmayacaktır.
E-posta yazımlarında özellikle ana konu kısmında ne nasıl yazılmalı ile ilgili bir çok yazı okudum onları da burada tekrarlamayacağım.
Fakat son dönemlerin ciddi modası haline gelen hatta “kibarlık” olduğu sanılan ama türkçeyi katlettiren bir başka konudan bahsetmek istiyorum.
“…..bekliyor olacağım, ….gönderiyor olacağım, ……araştırıyor olacağım….”
Geçenlerde bir arkadaşıma bir İK uzmanından “…dönüyor olacağım” şeklinde bir e-pota geldiğinde sinirinden zıplayarak beni aramıştı.
Kendisine “kaç tur dönmeyi planlıyorsunuz, diye cevap yaz” dedim.
Bu tür e-postalar geldiğinde, bizler arkanızdan pek iyi şekilde konuşmuyoruz haberiniz olsun. Her gördüğümüzde, bu tür esprilere maruz kalıyor olacaksınız 🙂
Bu yazım tarzı kimden nasıl türedi bilmiyorum ama bu “kibarlık” değil. Bu şekilde bir “zaman” türkçede yok. İngilizce bildiğini ispat etmeye çalışan bir grup arkadaşımızın arafta bıraktığı bir “zaman” çeşidi bu.
“Bu projeyi, yıl sonuna kadar bitirmiş olacağım” gibi bir cümlede, sadece “o zamana kadar bu işi halletmiş olurum” anlamında kullanıldığında düzgün duran; diğerlerinde ise “şu dakikadan itibaren bu iş için başka bir iş yapmadan sırf sizin yolunuzu gözleyeceğim” gibi garip bir anlama gelen bir ifade bu.
Siz her “….bekliyor olacağım” dediğinizde, mesela bir hafta sonraki randevu için hemen yerinizden kalkıp, randevu yerine gidip, bir hafta orada “bekliyor olacak mışsınız” gibi bir his veriyor.
veya “…dönüyor olacağım dediğinizde fırıl fırıl döndüğünüzü,
“…gönderiyor olacağım” derken neyi nasıl göndereceğimi bilmiyorum kendime zaman kazandırıyorum demek istediğinizi, düşünüyor olacağız. 🙂
