İnsan kaynaklarının seçme yerleştirme, işe alım, başvuru değerlendirme gibi adlar ile tanımlanan bu süreçlerinde çalışacak kişilerin, kişilik özellikleri ve yetkinlikler konusunda bilgisinin olması ve işe alım yapacakları pozisyonun niteliklerini iyi bilmeleri gerekir. Bunun için de özellikle bu alanda çalışmak isteyenlerin psikoloji eğitimi almış veya yetkinlik değerlendirme yapabilecek kadar öz güven, motivasyon, kişilik özellikleri konularında eğitim görmüş olmaları tercih edilir. İyi bir işe alım uzmanı, işe başladığı andan itibaren kendini, özellikle içinde bulunduğu kurumda faaliyet gösterilen meslekleri öğrenme, hangi meslekleri hangi kişilik özelliklerine sahip kişilerin daha iyi yapabileceğine dair bilgi sahibi olma, yetkinlik nedir, yetkinlikleri neler oluşturur, yetkinlik bazlı mülakat nedir, nasıl soru sorulur, alınan cevaplar ile nasıl daha detaylı bilgi almak için sondaj yapılır, kişinin gelişim ihtiyacının düzeyi, motivasyonu, öz güveni nasıl tespit edilir, hangi durumlarda ne tür mülakat yapılmalıdır, kişilik envanterlerinde hangisi neyi ölçer, bu ölçümler hangi ihtiyaçlara cevap verir öğrenmesi gerekir. Aynı zamanda iyi bir arşivci ve organizatör olmalıdır. Dosyalama düzenini bilmeli ve mülakat randevuları için kullanacağı Outlook, Excel veya kurumun kullandığı insan kaynakları yazılımlarını iyi öğrenmelidir.

İnsan kaynaklarında Seçme ve Yerleştirme süreçlerinde çalışanlar (genelde işe alım uzmanı olarak geçer), açılacak veya boş pozisyon ile ilgili bilgi, beceri, kişilik özellikleri, deneyim, yetenek gibi ihtiyaç duyulan kriterleri ilgili birim yöneticileri ile belirler ve ona göre ilan hazırlar.

İlanları şirketlerinin veya yetkililerse kendilerinin anlaştığı sosyal medya mecralarında paylaşırlar. İlanda belirttikleri özelliklere  uygun adayları ön eleme ile seçer ve mülakata çağırırlar. Bazı kurumlar, mülakat önce bilgi testleri, kişilik envanterleri, yabancı dil sınavları vs yapılmasını ister. Bu eleme araçlarından geçen adayları mülakata çağırırlar. Bu nedenle işe alım uzmanları, bu tip test ve envanterlerin hazırlanması (yetkin değilse mutlaka bu konularda yetkin danışmanların hazırlaması gerekir), adaylara uygulanması ve sonuçların raporlanması süreçlerini de yürütürler.

Adaylar ile önce işe alım uzmanları görüşür. Bu görüşme birim yöneticileri ile yapılacak olan görüşmeden önce yapılır.

Çünkü,

Adayların, şirkete, çalışacağı gruba, birime, yöneticisine, kurumun kültürüne, değerlerine uygunluğu, verilecek ücret aralığında çalışıp çalışmayacağı, kişilik özellikleri bakımından işe uygunluğu değerlendirir. Genel olarak işe alım uzmanının olumlu olarak gördüğü kriterler adayların şirkete, gruba ve/veya yöneticine uygunluğundan emin oldukları adaylardır. Bu süreç işe alım uzmanları için önemli bir adımdır. Çünkü işe alım uzmanları bilir ki, bir kişinin çalışacağı alan ile ilgili eğitimi, teknik bilgisi eğitimler ile geliştirilebilir ama kişilik ve uyum konusundaki farklılıkları gidermek çok zorlu bir çaba gerektireceği gibi zaten mümkün de olmayacaktır. Bu noktada  adaylar; “İK benim teknik bilgimden ne anlar”, “İK mühendislikten ne anlar” gibi ifadeler ile hep aynı yanlışın içinde doğruyu aramaya çalışırlar. Eğer bir aday işe alım uzmanları ile görüştükten sonra, işe alınmadıysa başta da bahsettiğim “uygunluk” teknik bilgi uygunluğu değil, kuruma olan uygunluğunun olumsuz değerlendirilmesinden kaynaklanmaktadır. Uygunluk konusunu daha başka bir yazıda sizlerle paylaşacağım.

İşe alım uzmanı bu değerlendirmeden elediği adayları, teknik bilgi seviyesini ölçmek amacı ile birim yöneticileri ile görüştürür. Birim yöneticileri de, adayın, istediği bilgiye yani kendi grubundaki bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak düzeyde bilgiye sahip olup olmadığını değerlendirir.

Adaylar eğer birim yöneticileri ile de görüşmüşlerse, elenmelerinin en büyük sebebi, birim yöneticilerinin adayı teknik bilgi düzeyi açısından yetersiz buldukları içindir.

Düzey ne demektir?

Birim yöneticisi o birimde yaptıkları iş için farklı düzeylerde bilgiye sahip olan çalışanlara sahiptir. Birim yöneticisi, ya çalışanlarına yardımcı olacak birini aramaktadır ki bu durumda bilmesi gereken teknik bilgi için profesör olmasını istemez.  Ya da gerçekten hemen işin içine dahil edebileceği çok az bir oryantasyon ile hemen verim alabileceği birini işe almak ister. Yönetici,  ihtiyacı olduğu bu bilgi düzeyini; o andaki işlerin işleyişine, birimin büyümesi, küçülmesi, birimin bütçesi, çalışanların şirkete bağlılık oranları, işten çıkma niyetleri ve yedekleme sistemlerinden alınan geri bildirimlere göre belirleyecektir. Birimindeki olası açık veya acil açık pozisyonu kapatma hedefi kendisinin bu seçimde sadece adayın niteliklerini değil, kendi işinin nitelikleri ile de ilintilidir.

Birim yöneticisinin, acil projeler vs’leri bitirecek türden hemen işe adapte olabilecek, deneyimli birine ihtiyacı varsa, aradığı aday deneyimli olmalıdır. Deneyim ise, nerede kazanıldığına göre değişir. Örneğin bir satış yetkilisi arıyorsunuz. Sadece satış yetkinliklerine sahip olması her zaman yeterli olmaz. Daha önce ne sattınız? Araba mı? Yatak mı? Yazılım mı? Eğitim mi? hepsi ayrı deneyim içeren satış uzmanlığı görevleri. Adayın deneyimini hangi sektörde kazandığı önemli. Ama ne zaman? Biraz önce de dediğim gibi, yönetici işe aldığı personeli hemen işin içine dahil edecekse…Deneyimsiz alacaksa, o zaman adayın, gelişime açık olup olmadığı ve analitik yetkinliği ölçülür ki bunu da ya yetkinlik bazlı mülakat ya da çeşitli kişilik envanterleri ile işe alım uzmanı yapar.

Bu nedenle, şirketler tam da kendi sektörüne uygun deneyimli eleman bulamasalar bile, en yakınını aramak zorundalar. Bu da işe alım uzmanlarının görevidir.

Birim yöneticisinin, hizmet satışı için bir personel aradığı durumda, eleme kriteri; adayın otomotiv sektöründe 6 yıllık satış deneyimine sahip olması değil, hizmet sektöründe 3 yıllık deneyime sahip olması önem kazanacaktır. Adayların bir diğer şikayetlerinden biri olan; “ben ondan daha deneyimliyim” dediği fakat bir türlü neden diğer daha az deneyimlinin işe alındığını anlayamadığı durum tam da budur…

Diğer sebep ise, eğer iki aday arasında seçim yapmak istiyorsa, hangisi diğerinden daha az maaşa çalışabilecekse onu işe alma eğilimidir. Evet biraz fazla net oldu, biliyorum. Ama birim yöneticisinin de bir bütçesi olduğu ve o bütçeyi yıllık olarak en iyi şekilde kullanması gerektiğini göz ardı etmemek gerekir. Adaylardan birinin diğerinden daha az ücretle işe başlayabileceği sinyalini ise, önceki iş yerinde aldığını söylediği ücret veya mülakatlarda kullanılan “XX TL’nin altında bir ücretle çalışamam” cümleleridir.

İşe alım uzmanı tüm bu süreci yönetebilmelidir. CV’lerin elenmesinden, test, envanterlerin yapılması, organize edilmesi, raporlanması, görüşmelerin ayarlanması, birim yöneticileri ile görüşmelerin ayarlanması, mülakatların sonuçlarını raporlamak ve bu görüşmeler sonucunda, birim yöneticileri ile birlikte adaylar arasından birine karar vererek teklif yapmak, olumsuz değerlendirilen adaylara eğer bir insan kaynakları yazılımı kullanıyorlarsa her aşama sonucunda, eğer kullanmıyorlarsa işe alım süreci bittikten sonra neden olumsuz değerlendirildiklerine dair geri bildirim vermek, işe alım uzmanlarının görevlerindendir.

İşe alım uzmanının görevi, teklif sonrası, adayın teklifi kabul edip etmemesine yönelik olarak sıralamada yer alan diğer adaylara da teklif göndermek onlardan gelecek cevapları değerlendirerek, işe alınacak adayın belirlenmesi, işe başlangıç evrakının ve tarihinin bildirilmesi ile son bulur.

Bazı kurumlarda işe alım evrakının istenmesi ve özlük bilgileri kaydının yapılması da işe alım uzmanının işi olabilmektedir. Belli bir sayıdan daha az personeli olan kurumlarda, hem işe alım hem de özlük işlerini aynı kişi yapabilir.